Interne audits, controles door de maatschappij en directiebeoordeling
1De les in gewone woorden
De maatschappij controleert haar systeem: interne audits minstens elke 12 maanden, de beoordeling door de kapitein en een directiebeoordeling die tot verbeteringen leidt.
Interne audits
De maatschappij moet aan boord en aan de wal interne veiligheidsaudits uitvoeren met tussenpozen van maximaal 12 maanden. Dat staat in ISM-paragraaf 12. In uitzonderlijke omstandigheden mag die termijn met maximaal 3 maanden worden overschreden; de reden moet worden vastgelegd. Alleen commerciële druk is geen uitzonderlijke omstandigheid. De audit controleert of het werk voor veiligheid en het voorkomen van verontreiniging volgens het SMS verloopt.
Wie controleert
Interne auditors horen onafhankelijk te zijn van de afdeling die zij controleren, tenzij de maatschappij daarvoor te klein is. Een officier hoort zijn eigen afdeling niet te controleren. Audits volgen gedocumenteerde procedures. De resultaten gaan naar iedereen die voor de afdeling verantwoordelijk is. Het verantwoordelijke management moet tijdig corrigerende maatregelen nemen.
Jouw rol bij een audit
Controleer vooraf je eigen registraties: oefeningen, werkvergunningen, onderhoud en introductieformulieren. Laat tijdens de audit zien hoe je echt werkt en antwoord eerlijk. Help achteraf de grondoorzaak en maatregelen vast te stellen. Een audit zonder bevindingen is geen succes als alleen het papierwerk is bekeken.
Beoordeling en evaluatie
De maatschappij moet periodiek de doeltreffendheid van het SMS evalueren en het op directieniveau beoordelen. De directiebeoordeling gebruikt auditresultaten, beoordelingen door kapiteins, meldingen van tekortkomingen, ongevallen en bijna-ongevallen, en prestatiegegevens. Dat levert besluiten op: extra middelen, aangepaste procedures of opleiding. De maatschappij controleert ook of anderen die ISM-taken voor haar uitvoeren, zoals een bemanningsagent, de code naleven.
Externe audits in één zin
De vlaggenstaat of zijn erkende organisatie voert de eerste controles, jaarlijkse DOC-controles, tussentijdse SMC-controles en vernieuwing binnen vijf jaar uit; zie Scheepsbedrijfsvoering.
2Kerngegevens
- Interne audits
- Aan boord en aan de wal, met tussenpozen van maximaal 12 maanden
- Uitzonderlijke verlenging
- Maximaal 3 maanden, reden vastgelegd (ISM 12.1, sinds 1 juli 2010)
- Auditor
- Onafhankelijk van de gecontroleerde afdeling, tenzij onuitvoerbaar
- Uitbestede ISM-taken
- De maatschappij controleert of uitbestede ISM-taken aan de code voldoen
3Kernpunten
- 1
Interne audits aan boord en aan de wal minstens elke 12 maanden.
- 2
Verlenging met maximaal 3 maanden mag alleen bij vastgelegde uitzonderlijke omstandigheden.
- 3
Auditors horen onafhankelijk te zijn van de afdeling die zij controleren.
- 4
De directiebeoordeling vertaalt bevindingen naar besluiten en middelen.
- 5
Externe ISM-audits zijn de taak van de vlaggenstaat; interne audits die van de maatschappij.
4Veelgemaakte fouten
Fout: Je kunt de interne audit overslaan in een jaar met een externe audit.
Goed: Interne audits blijven verplicht met tussenpozen van maximaal 12 maanden. De externe audit vervangt die niet.
Fout: De hoofdwerktuigkundige kan de machinekamerafdeling controleren om tijd te besparen.
Goed: Auditors horen onafhankelijk te zijn van de gecontroleerde afdeling, tenzij dat onuitvoerbaar is. Laat een andere bevoegde auditor dit doen.
5Praktijkgeval en examentips
De laatste interne scheepsaudit was 13 maanden geleden. De technisch inspecteur die hem moet uitvoeren, is druk met een nieuwbouwschip. Kantoor stelt voor te wachten tot de droogdokbeurt over vier maanden. Mag dat?
Toon het antwoord
Nee. De termijn is 12 maanden. Alleen bij vastgelegde uitzonderlijke omstandigheden mag je die met maximaal 3 maanden overschrijden. Een drukke inspecteur is een capaciteitsprobleem, geen uitzonderlijke omstandigheid. Nog vier maanden wachten zou bovendien 17 maanden opleveren. De maatschappij moet nu een andere onafhankelijke auditor sturen en vastleggen waarom de audit te laat was.
Examentips
- Interne audits met tussenpozen van maximaal 12 maanden; maximaal 3 maanden extra alleen in uitzonderlijke gevallen.
- Auditors onafhankelijk van de gecontroleerde afdeling, tenzij onuitvoerbaar.
- Resultaten naar de verantwoordelijken; tijdige corrigerende maatregelen door het management.
- Directiebeoordeling evalueert de doeltreffendheid van het SMS en bepaalt wijzigingen.
Dit onderdeel afronden
Als je het gelezen hebt, beantwoord je drie vragen. Heb je ze alle drie goed, dan is het onderdeel afgerond; alleen de pagina openen telt niet.
Mijn notities bij dit onderdeel
Geen notities