Auditorias internas, verificação pela companhia e análise crítica pela administração
1A lição em palavras simples
A companhia verifica seu sistema: auditorias internas ao menos a cada 12 meses, análise do comandante e análise crítica pela administração que gera mudanças.
Auditorias internas
A companhia deve realizar auditorias internas de segurança a bordo e em terra com intervalos não superiores a 12 meses. É a seção 12 do ISM. Em circunstâncias excepcionais, o intervalo pode ser excedido em até 3 meses; o motivo deve ser documentado. Pressão comercial, por si só, não é circunstância excepcional. A auditoria verifica se o trabalho de segurança e prevenção da poluição segue o SGS.
Quem audita
Auditores internos devem ser independentes da área auditada, salvo quando o porte reduzido da companhia tornar isso inviável. Um oficial não deve auditar seu próprio departamento. As auditorias seguem procedimentos documentados. Os resultados chegam a todos os responsáveis pela área, e a administração responsável deve tomar ações corretivas em tempo hábil.
Seu papel na auditoria
Antes da auditoria, confira seus registros: exercícios, permissões de trabalho, manutenção e formulários de familiarização. Durante a auditoria, mostre como o trabalho é realmente feito e responda com honestidade. Depois, participe da definição da causa raiz e das ações. Uma auditoria sem constatações não é um sucesso se examinou apenas papéis.
Análise e avaliação
A companhia deve avaliar periodicamente a eficácia do SGS e analisá-lo no nível da administração. A análise crítica pela administração usa resultados de auditorias, análises dos comandantes, relatos de NCs, acidentes e quase acidentes e dados de desempenho. Seu resultado são decisões: novos recursos, mudanças de procedimentos ou treinamento. A companhia também deve verificar se quem executa tarefas ISM por ela, como uma agência de tripulação, cumpre o Código.
Auditorias externas em uma linha
O Estado de bandeira ou sua organização reconhecida realiza verificações iniciais, anuais do DOC, intermediárias do SMC e renovação em até cinco anos; veja Gestão do navio.
2Dados-chave
- Auditorias internas
- A bordo e em terra, com intervalos não superiores a 12 meses
- Prorrogação excepcional
- Até 3 meses, com motivo documentado (ISM 12.1, desde 1º de julho de 2010)
- Auditor
- Independente da área auditada, salvo se inviável
- Tarefas ISM delegadas
- A companhia verifica se as tarefas ISM delegadas cumprem o Código
3Pontos-chave
- 1
Auditorias internas a bordo e em terra ao menos a cada 12 meses.
- 2
Prorrogação de até 3 meses apenas em circunstâncias excepcionais, documentadas.
- 3
Auditores devem ser independentes da área auditada.
- 4
A análise crítica pela administração transforma constatações em decisões e recursos.
- 5
Auditorias externas ISM cabem ao Estado de bandeira; as internas, à companhia.
4Erros frequentes
Erro: A auditoria interna pode ser dispensada no ano de uma auditoria externa.
Correto: As auditorias internas continuam obrigatórias com intervalos não superiores a 12 meses. A auditoria externa não as substitui.
Erro: O chefe de máquinas pode auditar o departamento de máquinas para economizar tempo.
Correto: Auditores devem ser independentes da área auditada, salvo se inviável. Outro auditor qualificado deve fazer a auditoria.
5Caso prático e dicas de prova
A última auditoria interna do seu navio foi há 13 meses. O superintendente que deveria fazê-la está ocupado com uma nova construção, e o escritório sugere esperar pela docagem daqui a quatro meses. Isso é aceitável?
Ver a resposta
Não. O intervalo é de 12 meses. Só pode ser excedido em até 3 meses em circunstâncias excepcionais, documentadas. Um superintendente ocupado é um problema de recursos, não uma circunstância excepcional. Além disso, esperar mais quatro meses levaria o intervalo a 17 meses. A companhia deve enviar outro auditor independente agora e registrar o motivo do atraso.
Dicas de prova
- Auditorias internas com intervalos não superiores a 12 meses; até 3 meses a mais só em casos excepcionais.
- Auditores independentes da área auditada, salvo se inviável.
- Resultados aos responsáveis; ações corretivas em tempo hábil pela administração.
- A análise crítica pela administração avalia a eficácia do SGS e decide mudanças.
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