Einheiten ansehenDie Verwaltungsaufgaben des Kapitäns: Zeugnisse, Hafenstaatkontrolle, ISM-Audits und Recht
Externe ISM-Audits und Abweichungen
1Die Lektion in einfachen Worten
Der Flaggenstaat prüft das Unternehmen und jedes Schiff, meist durch eine anerkannte Organisation (RO). Kümmere dich vor dem Auslaufen um schwerwiegende Abweichungen.
Wer prüft
Der Internationale Code für Maßnahmen zur Organisation eines sicheren Schiffsbetriebs (ISM-Code) nach SOLAS Kapitel IX verlangt ein System für die Organisation von Sicherheitsmaßnahmen (SMS) im Unternehmen. Der Flaggenstaat prüft es, oft durch eine RO, mit externen Audits. Das Unternehmen besitzt ein Zeugnis über die Erfüllung der einschlägigen Vorschriften (DOC). Darin stehen die vom zertifizierten SMS erfassten Schiffstypen. Jedes Schiff hat ein Zeugnis über die Organisation von Sicherheitsmaßnahmen (SMC) und eine DOC-Kopie an Bord. SMS, benannte Person an Land (DPA) und interne Audits behandelt die Lektion zum Sicherheitsmanagement.
Auditarten
Vorläufige Zeugniserteilung unterstützt ein neues Unternehmen oder Schiff während der SMS-Einführung. Ein vorläufiges DOC gilt 12 Monate, ein vorläufiges SMC sechs Monate, in Sonderfällen um sechs Monate verlängerbar. Ein Erstaudit prüft danach die Umsetzung für die volle Zeugniserteilung. Die DOC-Überprüfung erfolgt jährlich innerhalb von ±3 Monaten um den Jahrestag. Die SMC-Zwischenüberprüfung liegt zwischen zweitem und drittem Jahrestag. Erneuerung erfolgt alle fünf Jahre. Zusatzaudits können auf Festhalten, schwere Seeunfälle oder schwerwiegende Abweichungen folgen.
Feststellungen
Eine Beobachtung ist eine aufgezeichnete, durch objektive Nachweise belegte Tatsache. Sie muss keinen Verstoß gegen eine Anforderung anzeigen. Eine Abweichung (NC) ist eine objektiv nachgewiesene Nichterfüllung einer Anforderung. Sie verlangt Korrekturmaßnahmen innerhalb einer vereinbarten Frist, meist höchstens drei Monate. Eine schwerwiegende Abweichung ist eine ernste Gefahr für Menschen, Schiff oder Umwelt, die sofortiges Handeln erfordert. Auch eine fehlende wirksame und systematische Umsetzung einer ISM-Anforderung fällt darunter.
Eine schwerwiegende NC
Vor dem Auslaufen muss der Auditor die schwerwiegende NC zu einer gewöhnlichen NC herabstufen. Sofortmaßnahmen müssen die Gefahr beseitigen. Der Auditor muss einen Plan für die übrigen Korrekturmaßnahmen akzeptieren. Bis zu deren Abschluss bleibt die NC offen. Innerhalb von drei Monaten muss ein Zusatzaudit die Wirksamkeit der Maßnahmen prüfen. Ist keine Herabstufung möglich, kann das SMC entzogen werden und das Schiff darf nicht eingesetzt werden. Eine schwerwiegende NC in der Landorganisation kann das DOC und damit die SMC aller Schiffe gefährden.
Deine Rolle als Kapitän
Zeige am Audittag, wie das System tatsächlich funktioniert. Der Auditor prüft Aufzeichnungen, Übungen, Instandhaltung und die Befolgung der Verfahren durch die Besatzung. Antworte genau, prüfe die Nachweise zu jeder Feststellung und halte Meinungsverschiedenheiten im Abschlussgespräch fest. Sorge dafür, dass Grundursachen gefunden werden, nicht nur Symptome. Häufig wird auch deine an das Unternehmen gemeldete Bewertung des SMS geprüft.
2Wichtige Daten
- Vorläufiges DOC
- 12 Monate
- Vorläufiges SMC
- 6 Monate, in Sonderfällen um 6 verlängerbar
- DOC-Überprüfung
- Jährlich, innerhalb von ±3 Monaten um den Jahrestag
- SMC-Überprüfung
- Zwischenüberprüfung zwischen 2. und 3. Jahrestag
- Vollgültiges DOC und SMC
- 5 Jahre
3Kernpunkte
- 1
Der Flaggenstaat oder seine RO auditiert das Unternehmen (DOC) und jedes Schiff (SMC).
- 2
Vorläufiges DOC: 12 Monate. Vorläufiges SMC: 6 Monate; nur der Flaggenstaat darf in Sonderfällen weitere 6 genehmigen.
- 3
DOC: jährliche Überprüfung; SMC: Zwischenüberprüfung zwischen dem 2. und 3. Jahrestag.
- 4
Eine schwerwiegende NC an Bord muss vor dem Auslaufen herabgestuft werden.
4Häufige Fehler
Falsch: Eine beim Audit festgestellte Abweichung kann bis zum nächsten Audit warten.
Richtig: Sie verlangt Korrekturmaßnahmen innerhalb der vereinbarten Frist, meist bis zu drei Monate. Nachweise müssen an den Auditor gehen.
Falsch: Eine Beobachtung ist einfach eine geringfügige Abweichung.
Richtig: Eine Beobachtung ist eine dokumentierte, belegte Tatsache. Eine NC bedeutet, dass eine Anforderung nicht erfüllt ist.
5Praxisfall & Prüfungstipps
Beim SMC-Zwischenaudit stellt der Auditor fest, dass die Notfeuerlöschpumpe seit vier Monaten nicht getestet wurde und zwei Besatzungsmitglieder sie nicht starten können. Das SMS verlangt wöchentliche Tests. Er stuft dies als schwerwiegende Abweichung ein. Das Schiff soll in sechs Stunden auslaufen. Was muss geschehen?
Antwort zeigen
Das Schiff darf mit einer offenen schwerwiegenden NC nicht auslaufen. Teste die Pumpe jetzt, schule die Besatzung im Starten und dokumentiere es. Zeige dem Auditor diese Sofortmaßnahmen und einen Plan zur Ursachenklärung, etwa bei Instandhaltungsplanung oder Ruhezeitdruck. Akzeptiert er dies, stuft er die Feststellung zur NC mit Frist herab und das Schiff kann auslaufen. Melde es der DPA. Organisiere das Zusatzaudit innerhalb von drei Monaten.
Prüfungstipps
- Externe Audits: Erstaudit, jährliches DOC-Audit, SMC-Zwischenaudit, Erneuerungs- und Zusatzaudit.
- Vorläufiges DOC 12 Monate; vorläufiges SMC 6 Monate (+6 in Sonderfällen).
- Beobachtung, Abweichung, schwerwiegende Abweichung.
- Schwerwiegende NC: Sofortmaßnahmen und Herabstufung vor dem Auslaufen.
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