Interne Audits, Unternehmensprüfungen und Bewertung durch die Leitung
1Die Lektion in einfachen Worten
Das Unternehmen prüft sein System: interne Audits mindestens alle 12 Monate, Überprüfung durch den Kapitän und eine Leitungsbewertung, die Änderungen bewirkt.
Interne Audits
Das Unternehmen muss interne Sicherheitsaudits an Bord und an Land in Abständen von höchstens 12 Monaten durchführen. Das verlangt ISM-Abschnitt 12. Unter außergewöhnlichen Umständen darf der Abstand um bis zu 3 Monate überschritten werden. Der Grund muss dokumentiert sein. Wirtschaftlicher Druck allein ist kein außergewöhnlicher Umstand. Das Audit prüft, ob Sicherheit und Verhütung von Umweltverschmutzung nach dem SMS umgesetzt werden.
Wer prüft
Interne Auditoren sollten vom geprüften Bereich unabhängig sein, sofern dies nicht wegen der geringen Unternehmensgröße praktisch unmöglich ist. Ein Offizier sollte nicht seine eigene Abteilung prüfen. Audits folgen dokumentierten Verfahren. Die Ergebnisse gehen an alle Verantwortlichen des Bereichs. Die zuständige Leitung muss rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergreifen.
Deine Rolle beim Audit
Prüfe vorher deine Aufzeichnungen: Übungen, Arbeitsfreigaben, Instandhaltung und Einweisungsformulare. Zeige während des Audits, wie tatsächlich gearbeitet wird, und antworte ehrlich. Wirke anschließend daran mit, Grundursache und Maßnahmen festzulegen. Ein Audit ohne Feststellungen ist kein Erfolg, wenn es nur Papier geprüft hat.
Überprüfung und Bewertung
Das Unternehmen muss regelmäßig die Wirksamkeit des SMS bewerten und es auf Leitungsebene überprüfen. Die Bewertung durch die Unternehmensleitung nutzt Auditergebnisse, SMS-Überprüfungen durch die Kapitäne, Meldungen zu Abweichungen, Unfällen und Beinaheunfällen sowie Leistungsdaten. Daraus entstehen Entscheidungen: zusätzliche Mittel, geänderte Verfahren oder Schulungen. Das Unternehmen muss auch prüfen, ob beauftragte ISM-Dienstleister, etwa eine Personalagentur, den Code einhalten.
Externe Audits in einem Satz
Der Flaggenstaat oder seine anerkannte Organisation führt Erstprüfungen, jährliche DOC-Prüfungen, SMC-Zwischenprüfungen und Erneuerungsprüfungen innerhalb von fünf Jahren durch. Siehe Schiffsverwaltung.
2Wichtige Daten
- Interne Audits
- An Bord und an Land in Abständen von höchstens 12 Monaten
- Ausnahmsweise Verlängerung
- Bis zu 3 Monate, Grund dokumentiert (ISM 12.1, seit 1. Juli 2010)
- Auditor
- Vom geprüften Bereich unabhängig, sofern praktisch möglich
- Übertragene ISM-Aufgaben
- Das Unternehmen prüft, ob übertragene ISM-Aufgaben dem Code entsprechen
3Kernpunkte
- 1
Interne Audits an Bord und an Land mindestens alle 12 Monate.
- 2
Eine Verlängerung um bis zu 3 Monate ist nur bei dokumentierten außergewöhnlichen Umständen erlaubt.
- 3
Auditoren sollten vom geprüften Bereich unabhängig sein.
- 4
Die Bewertung durch die Unternehmensleitung macht aus Feststellungen Entscheidungen und bereitgestellte Mittel.
- 5
Externe ISM-Audits sind Sache des Flaggenstaats, interne Audits Sache des Unternehmens.
4Häufige Fehler
Falsch: In einem Jahr mit externem Audit kann das interne Audit entfallen.
Richtig: Interne Audits bleiben in Abständen von höchstens 12 Monaten vorgeschrieben. Ein externes Audit ersetzt sie nicht.
Falsch: Der Leiter der Maschinenanlage kann zur Zeitersparnis seine eigene Abteilung prüfen.
Richtig: Auditoren sollten vom geprüften Bereich unabhängig sein, sofern praktisch möglich. Ein anderer qualifizierter Auditor sollte die Prüfung übernehmen.
5Praxisfall & Prüfungstipps
Das letzte interne Audit deines Schiffes war vor 13 Monaten. Der zuständige Inspektor ist mit einem Neubau beschäftigt. Das Büro schlägt vor, bis zum Trockendockaufenthalt in vier Monaten zu warten. Ist das zulässig?
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Nein. Der Abstand beträgt 12 Monate. Er darf nur unter dokumentierten außergewöhnlichen Umständen um bis zu 3 Monate überschritten werden. Ein ausgelasteter Inspektor ist ein Ressourcenproblem, kein außergewöhnlicher Umstand. Vier weitere Monate ergäben ohnehin 17 Monate. Das Unternehmen muss jetzt einen anderen unabhängigen Auditor schicken und den Grund der Verspätung dokumentieren.
Prüfungstipps
- Interne Audits in Abständen von höchstens 12 Monaten; bis zu 3 Monate mehr nur ausnahmsweise.
- Auditoren unabhängig vom geprüften Bereich, sofern praktisch möglich.
- Ergebnisse an die Verantwortlichen; rechtzeitige Korrekturmaßnahmen durch die Leitung.
- Die Leitungsbewertung beurteilt die SMS-Wirksamkeit und beschließt Änderungen.
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