Audit interni, verifiche della società e riesame della direzione
1La lezione in parole semplici
La società verifica il proprio sistema: audit interni almeno ogni 12 mesi, riesame del comandante e riesame della direzione che produce cambiamenti.
Audit interni
La società deve svolgere audit interni di sicurezza a bordo e a terra a intervalli non superiori a 12 mesi. Lo richiede la sezione 12 dell'ISM. In circostanze eccezionali l'intervallo può essere superato di un massimo di 3 mesi, documentandone il motivo. La sola pressione commerciale non è una circostanza eccezionale. L'audit verifica che le attività di sicurezza e prevenzione dell'inquinamento seguano l'SMS.
Chi svolge gli audit
Gli auditor interni devono essere indipendenti dall'area verificata, salvo che le dimensioni ridotte della società lo rendano impraticabile. Un ufficiale non dovrebbe verificare il proprio reparto. Gli audit seguono procedure documentate. I risultati vanno a tutti i responsabili dell'area e la direzione competente deve adottare azioni correttive tempestive.
Il tuo ruolo nell'audit
Prima dell'audit, controlla le tue registrazioni: esercitazioni, permessi, manutenzione e moduli di familiarizzazione. Durante l'audit, mostra come si lavora davvero e rispondi con sincerità. Dopo, partecipa all'individuazione condivisa della causa di fondo e delle azioni. Un audit senza rilievi non è un successo se ha guardato solo le carte.
Riesame e valutazione
La società deve valutare periodicamente l'efficacia dell'SMS e riesaminarlo a livello direzionale. Il riesame della direzione utilizza risultati degli audit, riesami dei comandanti, segnalazioni di NC, incidenti e mancati incidenti e dati sulle prestazioni. Produce decisioni: nuove risorse, procedure modificate o formazione. La società deve anche verificare che chi svolge compiti ISM per suo conto, come un'agenzia di reclutamento, rispetti il codice.
Audit esterni in breve
Lo Stato di bandiera o il suo organismo riconosciuto svolge verifiche iniziali, verifiche annuali del DOC, verifiche intermedie dell'SMC e rinnovo entro cinque anni; vedi Gestione della nave.
2Dati chiave
- Audit interni
- A bordo e a terra, a intervalli non superiori a 12 mesi
- Proroga eccezionale
- Fino a 3 mesi, con motivo documentato (ISM 12.1, dal 1 luglio 2010)
- Auditor
- Indipendente dall'area verificata, salvo impraticabilità
- Compiti ISM delegati
- La società verifica che i compiti ISM delegati rispettino il codice
3Punti chiave
- 1
Audit interni a bordo e a terra almeno ogni 12 mesi.
- 2
Proroga fino a 3 mesi solo per circostanze eccezionali documentate.
- 3
Gli auditor devono essere indipendenti dall'area verificata.
- 4
Il riesame della direzione trasforma i rilievi in decisioni e risorse.
- 5
Gli audit ISM esterni spettano allo Stato di bandiera; quelli interni alla società.
4Errori frequenti
Errore: Nell'anno di un audit esterno si può saltare quello interno.
Corretto: Gli audit interni restano obbligatori a intervalli non superiori a 12 mesi. L'audit esterno non li sostituisce.
Errore: Il direttore di macchina può verificare il reparto macchina per risparmiare tempo.
Corretto: Gli auditor devono essere indipendenti dall'area verificata, salvo impraticabilità. Dovrebbe occuparsene un altro auditor qualificato.
5Caso pratico e chiavi d'esame
L'ultimo audit interno della tua nave risale a 13 mesi fa. Il sovrintendente tecnico che dovrebbe svolgerlo è impegnato con una nuova costruzione e la sede propone di aspettare il bacino di carenaggio fra quattro mesi. È accettabile?
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No. L'intervallo è 12 mesi. Può essere superato di un massimo di 3 mesi solo in circostanze eccezionali documentate. Un sovrintendente impegnato è un problema di risorse, non una circostanza eccezionale; altri quattro mesi porterebbero comunque a 17 mesi. La società deve inviare subito un altro auditor indipendente e registrare il motivo del ritardo.
Chiavi d'esame
- Audit interni a intervalli non superiori a 12 mesi; fino a 3 mesi in più solo in casi eccezionali.
- Auditor indipendenti dall'area verificata, salvo impraticabilità.
- Risultati ai responsabili; azioni correttive tempestive della direzione.
- Il riesame della direzione valuta l'efficacia dell'SMS e decide i cambiamenti.
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