Auditorias internas, verificação pela companhia e revisão pela gestão
1A lição em palavras simples
A companhia verifica o seu sistema: auditorias internas pelo menos a cada 12 meses, revisão pelo comandante e revisão pela gestão que gera mudanças.
Auditorias internas
A companhia deve realizar auditorias internas de segurança a bordo e em terra a intervalos não superiores a 12 meses. É o que exige a secção 12 do ISM. Em circunstâncias excecionais, o intervalo pode ser excedido em até 3 meses; o motivo deve ser documentado. A pressão comercial, por si só, não é uma circunstância excecional. A auditoria verifica se o trabalho de segurança e prevenção da poluição segue o SGS.
Quem audita
Os auditores internos devem ser independentes da área auditada, salvo se a dimensão reduzida da companhia o tornar impraticável. Um oficial não deve auditar o seu próprio departamento. As auditorias seguem procedimentos documentados. Os resultados são enviados a todos os responsáveis pela área, e a gestão responsável deve tomar ações corretivas em tempo útil.
O teu papel na auditoria
Antes da auditoria, verifica os teus registos: exercícios, autorizações de trabalho, manutenção e fichas de familiarização. Durante a auditoria, mostra como o trabalho é realmente feito e responde com honestidade. Depois, participa na definição da causa de raiz e das ações. Uma auditoria sem constatações não é um sucesso se apenas examinou papel.
Revisão e avaliação
A companhia deve avaliar periodicamente a eficácia do SGS e revê-lo ao nível da gestão. A revisão pela gestão usa resultados de auditorias, revisões dos comandantes, relatos de NC, acidentes e quase acidentes e dados de desempenho. Produz decisões: novos recursos, alterações de procedimentos ou formação. A companhia deve também verificar se quem executa tarefas ISM por sua conta, como uma agência de recrutamento de tripulantes, cumpre o Código.
Auditorias externas numa frase
O Estado de bandeira ou a sua organização reconhecida faz verificações iniciais, verificações anuais do DOC, verificações intermédias do SMC e renovação no prazo de cinco anos; consulta Gestão comercial do navio.
2Dados-chave
- Auditorias internas
- A bordo e em terra, a intervalos não superiores a 12 meses
- Prorrogação excecional
- Até 3 meses, com motivo documentado (ISM 12.1, desde 1 de julho de 2010)
- Auditor
- Independente da área auditada, salvo se impraticável
- Tarefas ISM delegadas
- A companhia verifica se as tarefas ISM delegadas cumprem o Código
3Pontos-chave
- 1
Auditorias internas a bordo e em terra pelo menos a cada 12 meses.
- 2
Prorrogação de até 3 meses apenas por circunstâncias excecionais documentadas.
- 3
Os auditores devem ser independentes da área auditada.
- 4
A revisão pela gestão transforma constatações em decisões e recursos.
- 5
As auditorias ISM externas cabem ao Estado de bandeira; as internas, à companhia.
4Erros frequentes
Erro: Pode dispensar-se a auditoria interna num ano com auditoria externa.
Correto: As auditorias internas continuam a ser exigidas a intervalos não superiores a 12 meses. A auditoria externa não as substitui.
Erro: O chefe de máquinas pode auditar o departamento de máquinas para poupar tempo.
Correto: Os auditores devem ser independentes da área auditada, salvo se impraticável. A auditoria deve ser feita por outro auditor qualificado.
5Caso prático e chaves de exame
A última auditoria interna do teu navio foi há 13 meses. O superintendente que a deveria fazer está ocupado com uma nova construção, e o escritório propõe esperar pela docagem daqui a quatro meses. É aceitável?
Ver a resposta
Não. O intervalo é de 12 meses. Só pode ser excedido em até 3 meses por circunstâncias excecionais documentadas. Um superintendente ocupado é um problema de recursos, não uma circunstância excecional. Além disso, esperar mais quatro meses levaria o intervalo a 17 meses. A companhia deve enviar já outro auditor independente e registar o motivo do atraso.
Chaves de exame
- Auditorias internas a intervalos não superiores a 12 meses; até mais 3 meses apenas em casos excecionais.
- Auditores independentes da área auditada, salvo se impraticável.
- Resultados enviados aos responsáveis; ações corretivas em tempo útil pela gestão.
- A revisão pela gestão avalia a eficácia do SGS e decide alterações.
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