Audits internes, vérifications de la compagnie et revue de direction
1La leçon en mots simples
La compagnie contrôle son système : audits internes au moins tous les 12 mois, examen du capitaine et revue de direction débouchant sur des changements.
Audits internes
La compagnie doit réaliser des audits internes de sécurité à bord et à terre à des intervalles de 12 mois au maximum. C'est la section 12 du code ISM. Dans des circonstances exceptionnelles, cet intervalle peut être dépassé de 3 mois au plus. Le motif doit être documenté. La seule pression commerciale n'est pas une circonstance exceptionnelle. L'audit vérifie que les activités de sécurité et de prévention de la pollution suivent le SGS.
Qui réalise l'audit ?
Les auditeurs internes doivent être indépendants du secteur audité, sauf si la taille de la compagnie rend cela impraticable. Un officier ne doit pas auditer son propre service. Les audits suivent des procédures documentées. Les résultats sont communiqués à tous les responsables du secteur. La direction concernée doit prendre des actions correctives en temps utile.
Votre rôle dans l'audit
Avant l'audit, vérifiez vos enregistrements : exercices, permis, entretien et fiches de familiarisation. Pendant l'audit, montrez le travail réellement effectué et répondez honnêtement. Ensuite, participez à la recherche de la cause profonde et au choix des actions. Un audit sans constat n'est pas une réussite s'il n'a examiné que les papiers.
Revue et évaluation
La compagnie doit périodiquement évaluer l'efficacité du SGS et l'examiner au niveau de la direction. La revue de direction utilise les résultats d'audit, les examens des capitaines, les signalements de défauts de conformité, d'accidents et de quasi-accidents, ainsi que les données de performance. Elle aboutit à des décisions : ressources supplémentaires, procédures modifiées ou formation. La compagnie doit aussi vérifier que les prestataires de tâches ISM, comme une agence de recrutement de marins, respectent le code.
Audits externes en bref
Le pavillon ou son organisme reconnu effectue les vérifications initiales, annuelles du DOC, intermédiaires du SMC et de renouvellement dans les cinq ans. Voir Gestion du navire.
2Données clés
- Audits internes
- À bord et à terre, à des intervalles de 12 mois au maximum
- Prolongation exceptionnelle
- Jusqu'à 3 mois, motif documenté (ISM 12.1, depuis le 1er juillet 2010)
- Auditeur
- Indépendant du secteur audité, sauf impossibilité pratique
- Tâches ISM déléguées
- La compagnie vérifie la conformité au code des tâches ISM déléguées
3Points clés
- 1
Audits internes à bord et à terre au moins tous les 12 mois.
- 2
Prolongation de 3 mois au plus, uniquement pour circonstances exceptionnelles documentées.
- 3
Les auditeurs doivent être indépendants du secteur audité.
- 4
La revue de direction transforme les constats en décisions et en ressources.
- 5
Les audits ISM externes relèvent du pavillon ; les audits internes, de la compagnie.
4Erreurs fréquentes
Erreur: On peut supprimer l'audit interne l'année d'un audit externe.
Correct: Les audits internes restent obligatoires à des intervalles de 12 mois au maximum. L'audit externe ne les remplace pas.
Erreur: Le chef mécanicien peut auditer le service machine pour gagner du temps.
Correct: Les auditeurs doivent être indépendants du secteur audité, sauf impossibilité pratique. Un autre auditeur qualifié doit s'en charger.
5Cas pratique et clés d'examen
Le dernier audit interne de votre navire remonte à 13 mois. Le surintendant qui doit le réaliser est occupé par une construction neuve. Les bureaux proposent d'attendre le passage en cale sèche dans quatre mois. Est-ce acceptable ?
Voir la réponse
Non. L'intervalle est de 12 mois. Il ne peut être dépassé de 3 mois au plus que dans des circonstances exceptionnelles documentées. Un surintendant occupé est un problème de ressources, pas une circonstance exceptionnelle. Attendre encore quatre mois porterait de toute façon l'intervalle à 17 mois. La compagnie doit envoyer un autre auditeur indépendant immédiatement et consigner la raison du retard.
Clés d'examen
- Audits internes tous les 12 mois au maximum ; jusqu'à 3 mois supplémentaires seulement dans des cas exceptionnels.
- Auditeurs indépendants du secteur audité, sauf impossibilité pratique.
- Résultats communiqués aux responsables ; actions correctives de la direction en temps utile.
- La revue de direction évalue l'efficacité du SGS et décide des changements.
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